Datenschutz-Checkliste: Wo steht Ihr Unternehmen?

Sie können zwischen zwei kostenlosen Self-Checks wählen: Der Unternehmens-Check betrachtet interne Abläufe, Zuständigkeiten und Dokumentation. Der Website-Check betrachtet eine konkrete Website oder einen Webshop. Nach beiden Checks können Sie ein kostenloses 15-Minuten-Online-Screening mit Michael Ulm anfragen, um offene Punkte und nächste Schritte zu besprechen. Beide Checks sind Selbsteinschätzungen, keine automatischen Prüfungen.

Nein. Sie können das Screening direkt nach dem Check anfragen. Halten Sie Ihre Fragen oder Notizen zum Ergebnis bereit. Den PDF-Bericht zum Unternehmens-Check können Sie zusätzlich kostenlos anfordern. Im Gespräch ordnen Sie mit Michael Ulm Ihre offenen Punkte ein und klären, ob laufende Beratung und Dokumentation mit der DSGVO-App zu Ihrem Bedarf passen.

Die laufende Begleitung verbindet persönliche Datenschutzberatung mit strukturierter Dokumentation in der DSGVO-App. Verarbeitungen, Dienstleister, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Löschfristen werden erfasst und bei Änderungen nachgeführt. Umfang und Zusammenarbeit werden persönlich vereinbart. Das kostenlose Screening ist ein Einstieg; laufende Betreuung wird gesondert angeboten.

Eine gute Datenschutz-Checkliste betrachtet Verantwortlichkeiten, Datenverarbeitungen, Rechtsgrundlagen, Dienstleister, Informationspflichten, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschfristen, Betroffenenrechte, Datenpannen, Schulungen und die Website. Sie hilft bei der Orientierung, ersetzt aber keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.

Welche Dokumente erforderlich sind, hängt von den tatsächlichen Verarbeitungen ab. Typisch sind unter anderem ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Informationen für Betroffene, Vereinbarungen mit Auftragsverarbeitern, eine TOM-Dokumentation sowie geregelte Abläufe für Löschung, Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen.

Das Verzeichnis beschreibt strukturiert, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden. Es hält unter anderem Datenkategorien, betroffene Personen, Empfänger, Löschfristen und Schutzmaßnahmen nachvollziehbar fest.

TOMs sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu können etwa Berechtigungen, Verschlüsselung, Backups, Wiederherstellungstests, organisatorische Regeln und Schulungen gehören. Die passende Auswahl richtet sich nach den konkreten Risiken.

Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung kann erforderlich sein, wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet. Ob tatsächlich Auftragsverarbeitung vorliegt, muss anhand der Rolle und der konkreten Leistung beurteilt werden.

Unternehmen sollten nachvollziehbar festlegen, wann Daten nicht mehr benötigt werden und wie sie gelöscht oder anonymisiert werden. Umfang und Form eines Löschkonzepts können je nach Unternehmen, Datenarten und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterschiedlich sein.

Nicht jedes Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen. Die Verpflichtung hängt unter anderem von Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ab. Unabhängig davon kann eine externe Datenschutzbegleitung sinnvoll sein, wenn intern Zeit oder Fachwissen fehlen.

Ein fixer jährlicher Review ist eine sinnvolle Basis. Zusätzlich sollte bei neuen Tools, Dienstleistern, Websites, Prozessen, Standorten oder größeren organisatorischen Änderungen geprüft werden, ob Dokumentation und Maßnahmen angepasst werden müssen.

Nein. Eine Datenschutzerklärung ist nur ein sichtbarer Teil. Datenschutz betrifft ebenso interne Prozesse, Rechtsgrundlagen, Dienstleister, Zugriffsrechte, Löschung, Dokumentation und den tatsächlichen technischen Betrieb der Website.

Je nach Umfang werden unter anderem Cookies, Consent, externe Dienste, Tracking, Formulare, eingebundene Medien, Schriftarten, technische Drittanbieter und die Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung betrachtet.

Der Vorfall sollte rasch intern erfasst, eingedämmt und bewertet werden. Je nach Risiko können Informations- und Meldepflichten bestehen. Ein vorbereiteter Ablauf hilft, Zuständigkeiten, Fristen und Entscheidungen nachvollziehbar zu bearbeiten.

Ja. Die Begleitung kann von der IST-Analyse über Dokumentation und technische Maßnahmen bis zur laufenden Betreuung reichen. Welche Unterstützung sinnvoll ist, wird anhand Ihrer Ausgangslage abgestimmt.