Ausführliche Selbstüberprüfung

DSGVO-Checkliste: 40 Prüfpunkte für Ihr Unternehmen

Diese Checkliste hilft Ihnen, typische Datenschutzthemen strukturiert zu prüfen: von Website und Datenschutzerklärung über DSGVO-Dokumentation, österreichisches Datenschutzgesetz, Dienstleister und technische Maßnahmen bis zur laufenden Pflege.

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Alle 40 Prüfpunkte sind frei zugänglich. Sie können die Seite ausdrucken oder im Druckdialog als PDF speichern. Alternativ: Checklisten-Link per E-Mail erhalten.

Warum diese Liste?

Vom Bauchgefühl zur nachvollziehbaren Datenschutzprüfung

Datenschutz wird im Alltag schnell unübersichtlich: neue Website-Tools, Formulare, Cloud-Dienste, Newsletter, interne Zugriffe, Auftragsverarbeiter und Dokumentationspflichten greifen ineinander. Eine gute DSGVO-Checkliste macht diese Themen sichtbar und hilft, Prioritäten zu setzen.

Die folgenden Prüfpunkte orientieren sich an typischen Anforderungen aus DSGVO, österreichischem Datenschutzgesetz (DSG), Website-Datenschutz und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen. Sie ersetzen keine verbindliche rechtliche Prüfung, eignen sich aber als Vorbereitung für einen Website Datenschutz Check, ein Datenschutz-Erstaudit oder eine laufende Betreuung.

Prüfpunkte

Ausführliche Datenschutz-Checkliste zur Selbstüberprüfung

Gehen Sie die Fragen mit den zuständigen Personen durch. Notieren Sie zu jedem offenen Punkt: Was fehlt, wer kümmert sich darum und bis wann? Halten Sie vorhandene Nachweise bereit. Ein erfüllter Prüfpunkt allein bestätigt keine DSGVO-Konformität.

1. Website, Transparenz und Pflichtinformationen

  • Ist die Datenschutzerklärung aktuell und auf die tatsächlich eingesetzten Website-Funktionen abgestimmt?
  • Werden Kontaktformulare, Newsletter, Downloads, Bewerbungen und Terminbuchungen verständlich erklärt?
  • Sind Verantwortlicher, Kontaktmöglichkeit, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Empfänger nachvollziehbar beschrieben?
  • Werden externe Inhalte wie Karten, Videos, Fonts, Bewertungswidgets oder Social-Media-Plugins transparent gemacht?
  • Ist das Impressum leicht auffindbar und mit den übrigen Kontaktangaben konsistent?

2. Cookies, Tracking und Online-Marketing

  • Werden nicht notwendige Cookies und Tracking-Skripte erst nach wirksamer Zustimmung geladen?
  • Können Besucherinnen und Besucher einzelne Kategorien nachvollziehbar akzeptieren oder ablehnen?
  • Sind Analyse-, Remarketing-, Newsletter- und Werbetools dokumentiert?
  • Wird regelmäßig geprüft, ob neue Marketingtools zusätzliche Informationen oder Einwilligungen erfordern?
  • Sind Consent-Einstellungen, Anbieter und Skriptverhalten technisch überprüft?

3. Verzeichnis und Dokumentation

  • Gibt es ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für zentrale Geschäftsprozesse?
  • Sind Zwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Betroffenengruppen, Empfänger und Löschfristen dokumentiert?
  • Sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) schriftlich nachvollziehbar?
  • Werden Änderungen an Tools, Prozessen, Dienstleistern und Berechtigungen zeitnah nachgeführt?
  • Ist klar, wo Datenschutzunterlagen abgelegt sind und wer sie pflegt?

4. Rechtsgrundlagen und Einwilligungen

  • Ist für jede relevante Verarbeitung klar, auf welcher Rechtsgrundlage sie erfolgt?
  • Werden Einwilligungen freiwillig, informiert und nachweisbar eingeholt?
  • Gibt es einen einfachen Widerrufsprozess für Einwilligungen?
  • Werden berechtigte Interessen begründet und mit den Interessen betroffener Personen abgewogen?
  • Sind Verträge, Formulare und interne Hinweise sprachlich verständlich und aktuell?

5. Auftragsverarbeiter und Dienstleister

  • Sind Hosting, Newsletter, CRM, Support-Tools, Cloud-Dienste, Zahlungsanbieter und Marketingtools erfasst?
  • Liegen notwendige Auftragsverarbeitungsverträge oder passende Vereinbarungen vor?
  • Ist dokumentiert, welche Daten ein Dienstleister erhält und zu welchem Zweck?
  • Werden neue Anbieter vor dem Einsatz datenschutz- und sicherheitsbezogen geprüft?
  • Sind mögliche Drittlandübermittlungen bekannt und dokumentiert?

6. Betroffenenrechte und interne Abläufe

  • Gibt es einen Ablauf für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch?
  • Ist klar, wer Anfragen entgegennimmt, prüft, beantwortet und dokumentiert?
  • Werden Fristen überwacht und interne Rückfragen rechtzeitig koordiniert?
  • Gibt es Vorlagen für Antwortschreiben oder interne Prüfschritte?
  • Wird der Ablauf gelegentlich getestet oder anhand echter Fälle verbessert?

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Gleichen Sie die dokumentierten Maßnahmen mit Ihren tatsächlich eingesetzten Systemen ab. Halten Sie Verantwortliche und passende Nachweise fest, etwa ein Berechtigungskonzept oder das Datum und Ergebnis des letzten Wiederherstellungstests.

  • Sind Benutzerkonten, Rollen, Admin-Zugänge und Berechtigungen nachvollziehbar geregelt?
  • Werden Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Gerätezugriffe angemessen abgesichert?
  • Sind Backups, Wiederherstellungstests, Updates und Sicherheitsverantwortlichkeiten dokumentiert?
  • Gibt es Prozesse für Eintritte, Austritte und Rollenwechsel von Mitarbeitenden?
  • Sind Verschlüsselung, Zugriffsschutz und Protokollierung für zentrale Systeme geprüft?

8. Datenschutzvorfälle, Schulung und laufende Pflege

  • Gibt es einen Ablauf für Datenschutzverletzungen und die Bewertung möglicher Meldepflichten?
  • Wissen Mitarbeitende, an wen sie sich bei Datenschutzfragen oder Vorfällen wenden sollen?
  • Werden Schulungen, Sensibilisierungen oder kurze interne Hinweise regelmäßig durchgeführt?
  • Gibt es einen wiederkehrenden Review für Website, Tools, Dienstleister und Dokumentation?
  • Ist geklärt, ob für bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine Datenschutz-Folgenabschätzung geprüft werden sollte?

Orientierung: Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, österreichisches Datenschutzgesetz (DSG) und TKG 2021, § 165. Die Checkliste ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Von der Checkliste zum persönlichen Gespräch

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Besprechen Sie Ihre wichtigsten Fragen in einem kostenlosen 15-Minuten-Online-Screening direkt mit Michael Ulm. Gemeinsam ordnen wir erste Prioritäten ein und klären, wie laufende Datenschutzberatung und Dokumentation mit der DSGVO App Sie entlasten können. Ihre Notizen genügen; ein PDF-Bericht ist keine Voraussetzung.

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